Spesso lo facciamo con superficialità, non pensiamo a come scrivere un'email, lo facciamo e basta.
Me ne passano davanti agli occhi decine e decine ogni giorno, di tanto in tanto anche mia moglie mi fa leggere le sue quando non le capisce o quando le serve una mano a rispondere.
Nel tempo mi sono fatto un'idea abbastanza chiara dei vari motivi inconsci che ci spingono a scrivere senza chiederci come scrivere un'email mossi dalle giuste intenzioni.
Spesso scrivi una mai per motivi dubbi
Dietro alle mail spesso si nascondono:
- uno scarico di responsabilità
- la necessità di poter dire "io te l'ho scritto, sei tu che non hai letto"
- il bisogno di raccontare per coccolarsi l'ego
- il bisogno di sfogarsi
- il bisogno di lasciare traccia (che va anche bene in certi casi)
Questi sono tutti motivi che si radicano nei nostri bisogni ma, se scriviamo, dovrebbe essere per "comunicare qualcosa" e, comunicare, per definizione vuol dire principalmente due cose:
- mettere in comune, condividere (molto letteralmente)
- veicolare un messaggio, che sia d'interesse per chi lo riceve, con l'intento di farglielo comprendere e con l'obiettivo di ottenere un feedback.
Inoltre la comunicazione è composta da una miriade di cose alcune delle quali le trovi a questo articolo.
Come scrivere un'email con la giusta comunicazione 5C
Iniziamo a indagare il come scrivere un'email dalla parte pratica e dalle 5C della comunicazione.
Le 5C della comunicazione sono assunti molto semplici che aiutano a comunicare in modo efficace. Definiamo qui la parola efficace come qualunque cosa che evita lo spreco e mira a un obiettivo preciso.
Cerchiamo di declinare ora le 5C della comunicazione sul nostro obiettivo di imparare come scrivere un'email.
Comunicazione Chiara
La nostra mail deve essere chiara. Chiara vuol dire comprensibile. Ma comprensibile per chi? Per chi ci sta leggendo. Questo vuol dire che non devi scrivere come piacerebbe a te ma come pensi sia meglio per il lettore. Devi calibrare il tuo modo di scrivere e le parole che scegli su chi le leggerà. Quindi, se sei un avvocato e devi scrivere una mail a un cliente che fa il farmacista, evita i paroloni e i brocardi latini non necessari, il farmacista te ne renderà merito.
Comunicazione Completa
Sembra banale dire che quando pensi a come scrivere un'email ti devi sempre ricordare che non deve mai mancare niente di ciò che è importante.
Banale, ma non scontato.
Spesso si danno per scontati pezzi di contenuto perché, per noi, diventano impliciti. Conosciamo bene quello che vogliamo comunicare al punto di farlo in modo superficiale solo perché alcune parti ci sembrano scontate.
Tuttavia sono scontate per noi ma non per chi sta dall'altra parte.
Esempio:
- Ci vediamo domani come concordato per la nostra gita in montagna: ricordati il cappello per il sole.
- Il nostro amico o amica non avvezzo alla montagna si presenta con il cappello ma senza le scarpe da trekking.
In questo esempio, per quanto stupido, ad avere ragione non siete voi. Siete stati certamente molto chiari ma poco completi. Non avete tenuto conto del livello del vostro interlocutore e avete dato per scontato che per fare trekking ci vogliano le scarpe da trekking.
Comunicazione Concreta
Pensare a come scrivere un'email concreta potrebbe essere difficile da afferrare come concetto.
Una comunicazione concreta è una comunicazione che non lascia spazio a orpelli e punta dritta a un obiettivo chiaro.
- Non si gira intorno al un argomento.
- Non si trattano argomenti non inerenti a quello da trattare.
- Evitiamo inutili digressioni.
Stiamo chiedendo alla persona dall'altra parte di dedicarci del tempo e dobbiamo rispettarlo visto che è una risorsa preziosa.
Una volta letto il nostro messaggio, il nostro interlocutore dovrà avere risposta a tutti i suoi dubbi in modo trasparente e assimilare tutte le informazioni che gli sono necessarie. Né più né meno.
Comunicazione Concisa
Essere concisi nello scrivere un'email aiuta a essere concreti.
Il dono della sintesi.
Non usare 5 parole se posso usarne 3.
Le persone leggono molto meno di quanto scrivano. Ce lo insegna l'editoria. Ce lo insegnano le statistiche del tempo speso sulle pagine dei siti WEB.
Se abbiamo a cuore che leggano tutto, scriviamo il meno possibile.
Comunicazione Corretta
Non nel senso di educata, per quanto l'educazione si un pilastro importante di ogni buona relazione.
Corretta nella forma, senza errori di grammatica o di costruzione delle frasi.
I motivi princiapli sono due:
- una comunicazione corretta aiuta il nostro interlocutore a comprendere il messaggio
- una comunicazione corretta aiuta noi a essere percepiti come professionali
Come scrivere un'email: la struttura
l'email si compone di varie parti, se sfruttate nel modo giusto ci aiutano a fare una buona impressione e, come sappiamo,la prima impressione è quella che conta più di tutte. Possiamo arrivare al punto di direi che le email diventano uno strumento di Marketing (diverso da una strategia di Marketing) dove ben utilizzate.
L'oggetto della mail
Deve fare poche cose:
- cogliere l'attenzione
- invitare a leggere
- creare curiosità
Già, a mio avviso non deve necessariamente spiegare nulla, restando inerente al contenuto della mail.
Giusto stamattina ho iviato una mail con questo oggetto "So che è sì ma te lo chiedo per scrupolo..."
Cosa racconta?
- che ho una domanda da fare
- che potrebbe essere scontata ma non per questo meno importante
- che mi sto facendo uno scrupolo
Arrivano troppe mail e scegliamo quelle a cui dare priorità in modo molto istintivo: quella del capo, quella dell'amico, quella che ci piace e quella che ci attira.
Il corpo della mail
Nella procedura del come scrivere un'email possiamo dividere il corpo della mail in 4 parti
- saluto e convenevoli
- introduzione
- spiegazione
- chiusura
Iniziamo sempre con un pizzico di empatia, dai saluti alla prima riga.
Facciamo un esempio a ripartire dall'oggetto di prima. Ovviamente non stiamo scrivendo all'avvocato perché siamo stati citati in giudizio per omicidio.
Buongiorno,
mi chiamo Edoardo, la mia domanda potrebbe essere sciocca ma altrimenti non dormo.
Cerchiamo di strappare un sorriso, cerchiamo di predisporre positivamente l'animo e d'invitare alla lettura.
Ci stiamo preparando per venire al vostro evento di domani e stavo organizzando i materiali.
Introduzione: abbiamo fatto chiarezza sul contesto.
Mi chiedevo se i desk abbiano già una tovaglia con personalizzazione o meno.
Saperlo mi aiuterà a organizzare i materiali.
Spieghiamo i punti cardine. Qui c'è l'obiettivo per cui stiamo scrivendo.
Non vediamo l'ora di essere in pista.
Un saluto,
Edoardo.
Chiudiamo con un altro pizzico di empatia.
Sfruttiamo la teoria del dolce: se il dolce è buono ricorderai il pasto positivamente. Se il dolce è cattivo, per quanto buono sia stato il pasto, te lo ricorderai negativamente.
Come scrivere un'email: 1 obiettivo
Riuscire a destreggiarsi nel come scrivere un'email richiede la freddezza di non voler dire tutto, tutto insieme.
La fretta con cui si gestiscono mail e messaggi scritti ci espone a rischi incredibili.
Ci hai mai fatto caso che se chiedi 3 cose, quando va bene, ti viene risposto solo a 2?
Bene: una mail, un'obiettivo. Assolto quello, passa oltre.
Come scrivere un'email: gli elenchi puntati e la formattazione
Se proprio non puoi fare a meno d'inserire più richieste in una sola mail, o di far presenti più punti, usa gli elenchi: numerati o puntati.
Chiariscono graficamente la molteplicità di argomenti e la formattazione li mette in evidenza.
Siamo otticamente portati a scorrere gli elenchi senza tralasciare punti: lo facciamo con la spesa, lo facciamo con le ricette... Lo facciamo.
Lasciare spazio tra i paragrafi aiuta dividere gli argomenti e a far saltare gli occhi da uno all'altro.
Aiuta la lettura.
Un muro di testo tutto appiccicato fa solo venire la voglia di chiudere tutto e andare a bere un caffè.
Ora ti saluto.
Spero di essere stato utile e, più avanti, tornerò con un focus sul "dare del tu", "dare del lei" e dare del lei con le maiuscole "Lei" .... Brividi, ma qualche volta è necessario per quanto faccia male!