Nell'arco della nostra vita ci viene insegnato di tutto, ma nessuno ci ha mai insegnato come gestire il tempo che ci è dato a disposizione.
Pensateci, non c'è un modo di comprarlo, ogni giorno che passa è un giorno in meno e così ogni ora, ogni minuto e ogni secondo.
Una risorsa che si erode e non può essere rinnovata è decisamente inestimabile.
Come facciamo a darle il maggior valore possibile?
- Le cose importanti
- Quelle non importanti
- L'impatto sullo stress
- I proverbi ci hanno fregato
- Imparare a dire NO
Gestire il tempo per importanza e urgenza
Questo è decisamente il modo più semplice per gestire il tempo, un metodo che aiuta a dare la giusta priorità alle cose che abbiamo da fare.
Una matrice a croce, sull'asse verticale l'importanza e sull'asse orizzontale l'urgenza (Matrice di Eisenhower).
Possiamo definire importanti quelle cose che hanno molto valore, che ci permettono di imparare cose nuove, che ci fanno crescere e che ci fanno acquisire valore di qualche genere: affettivo, economico, di reputazione ecc...
Possiamo definire urgente una qualunque cosa abbia una scadenza impellente.
Quindi avremo 4 tipi di cose da fare
- Importanti e non urgenti
- Importante e urgenti
- Non importanti e non urgenti
- Non importanti ma urgenti
Cosa ci facciamo?
Gestire il tempo di cose Importanti e non urgenti
Se ti trovi ad affrontare qualcosa d'Importante ma non urgente sai due cose:
- generando molto valore la devi fare tu
- non essendo urgente la puoi schedulare e decidere il giorno in cui la farai
Gestire il tempo di cose Importanti e urgenti
Molto facile se stai entrando nel meccanismo
- genera valore quindi la fai in prima persona
- è urgente e quindi la devi fare velocemente per rispettare la scadenza
Gestire il tempo di cose non importanti e non urgenti
Non genera valore e non scade a breve... Fottitene, tieni là tra le cose da fare e pensa, se puoi, a come delegarla.
Se non genera valore per te domandati: "genera valore per qualcun altro?"
Se la risposta è sì assegnala a questa persona.
In ogni caso non farla diventare una preoccupazione in questo momento. Rispetta il tempo presente prima di tutto, è l'unico veramente reale, non lo impegnare con cose che non sono necessarie.
Gestire il tempo di cose non importanti ma urgenti
Esempio classico di come gestire meglio il tempo in questi casi: la bolletta dimenticata.
Trovi una bolletta che scade oggi. Non è importante perché certo non genera valore pagare una bolletta. Ma se non la paghi dovrai pagare la mora.
Quindi, come sopra, se puoi delegare fallo ma, in un modo o nell'altro, deve essere evasa in giornata.
Dare le giuste priorità ti libera il presente e abbassa lo stress
Gestire il tempo e abbassare lo stress sono due cose strettamente correlate per la mia esperienza. Avere la consapevolezza che quello davanti a noi è un compito urgente o meno, sapere se e quanto lo posso rimandare, sono aspetti che abbattono la sensazione di essere sopraffatti dagli eventi.
Si passa da subire le contingenze a gestirle e, il solo fatto di avere il potere di manovra, ci fa sentire padroni della situazione.
Non fare niente e non avere niente da fare sono due cose molto diverse.
Possiamo decidere di non fare niente, sapendo di avere alcune cose da fare, consapevoli che il momento per farle non è adesso.
Io lavoro nel Marketing e il calendario si riempie di cose da fare, tutti ti sollecitano, qualcuno vuole un articolo, altri un appuntamento, poi c'è l'evento. Tutto è importante. Ecco che imparare come gestire meglio il tempo e dare le priorità ci rende liberi :)
Sembra complesso ma è solo questione di pratica
Gestire il proprio tempo Vs Cosa fatta capo ha
I proverbi mi piacciono come a tutti ma, come tutti i proverbi o quasi, ne esiste uno per ogni necessità. "Cosa fatta capo ha" è l'antitesi della gestione del tempo in quanto, gestire il proprio tempo, non vuol dire affannarsi dietro le cose da fare.
Cresciamo con degli assunti deviati che probabilmente avevano un senso il giorno in cui sono stati creati ma, con la velocità di oggi, forse è meglio se li rivediamo.
Cosa fatta capo ha.
Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi.
Tutti consigli che non tengono conto né della quantità di cose da fare in una giornata, né del tempo a disposizione. Ci spingo a finire tutto quel che apriamo e ad aprire tutto quello che possiamo aprire.
In una parola ci spingono a oberarci.
Per quanto cambiare il punto di vista non sia una cosa semplice, in questo caso ci viene in aiuto per poterci scaricare di un po' di scorie del passato.
Consiglio: tra le cose da fare "importanti e urgenti" per ogni giorno inserisci "mezz'ora di decompressione". Preditela quando vuoi ma è un compito proprio come pagare la bolletta. Ci si mette comodi e si stacca il cervello. Fallo come ti viene meglio. C'è chi medita, c'è chi legge, c'è chi guarda una serie, c'è chi fa una camminata...
Dire no come strumento per gestire il tempo
Tra tutte le cose per gestire il tempo, imparare a dire no, è una tra le cose più difficili per molti. Per me lo è e lo è stato. Ci fa sentire poco disponibili, quasi maleducati. La verità è che il no è un'arma impagabile per gestire il proprio tempo.
Il risultato del no è che siamo noi a decidere come impegnare il nostro calendario e non ce lo facciamo deliberatamene impegnare dagli altri.
Ricordiamo sempre che, per gli altri, quello che ci stanno chiedendo sarà sempre importantissimo e urgentissimo.
Non lo fanno per spregio o per cattiveria. Loro lo sentono veramente così nella maggior parte delle volte. Questo perché la maggior parte delle volte siamo trascinati da "non rimandare a domani quello che puoi fare oggi"...
Imparare a dire no con garbo, a rimandare a quando per noi è un buon momento, a mediare le necessità di chi chiede con le nostre... Oltre a essere una forma di gestione del tempo è una forma di rispetto per noi stessi e per chi abbiamo davanti. Questo perché, se tutti chiedono, alla fine dovremo scontentare qualcuno. Se gestiamo le richieste, paradossalmente, riusciremo ad accontentare tutti nei tempi concordati.
Una pratica che si approfondisce grazie alla comunicazione e non rischia d'inficiare quella regola dei sette secondi circa, il tempo in cui una persona ci conosce e si fa un'idea quasi indelebile di noi. Possiamo risultare simpatici anche con un no!
E mo basta, il mio tempo per questo articolo è finito.
Torno a gestire il tempo degli affari personali perché c'è un elemento che è difficile da gestire, il più difficile di tutti, una bimba di due anni... Vaglielo a spiegare il senso del "dopo" :)